Optimización de la rentabilidad mediante la gestión de inventario obsoleto y excesivo

Uno de los puntos de encuentro para los equipos de Finanzas y Cadena de Suministro de la empresa es la revisión de Exceso y Obsolescencia, o “E&O”.

Los E&O están sujetos a una revisión financiera al menos anualmente, o trimestralmente en particular para las empresas cotizadas. El propósito de esta revisión es determinar las reservas financieras que se harán en las cuentas para cubrir los riesgos de Exceso y Obsolescencia; en otras palabras, cuál es la pérdida que se registrará en la cuenta de pérdidas y ganancias dado el riesgo de destruir inventario o venderlo a precios bajos a través de corredores o canales de descuento.

Las provisiones financieras realizadas para E&O deben ser aprobadas por los auditores (deben estar de acuerdo con los estándares GAAP o NIIF).

Dependiendo del sector, el coste del seguro de responsabilidad civil profesional (E&O) puede ser muy elevado para los fabricantes o distribuidores, lo que repercute de manera significativa en la rentabilidad de la empresa. Esto ocurre, por ejemplo, con mucha frecuencia en el sector de la alta tecnología. A modo de ejemplo, en una empresa de dispositivos médicos para la que trabajé, cada año se destinaban alrededor del 11 % de la facturación a provisiones para el seguro de responsabilidad civil profesional (E&O).

Además de la pérdida contabilizada al constituir una provisión, mantener existencias excedentarias u obsoletas conlleva gastos recurrentes: gastos de almacenamiento, gastos de manipulación, etc. – No es raro que estos gastos se estimen, anualmente, en un 25% del valor nominal de dichas existencias.

Los artículos excesivos y obsoletos representan un peso significativo en la rentabilidad de la empresa, pero su control generalmente no forma parte de los procesos clave de gestión. ¿Monitorea los E&O en su S&OP?

La Evaluación de Riesgos Tradicional de E&O: Identificando los Daños

En muchas empresas, este proceso de evaluación de riesgos de E&O no es más que una revisión periódica, que se lleva a cabo mucho tiempo después de los hechos que lo motivaron. Se extrae el inventario del sistema ERP, se compara con las previsiones y el consumo histórico, y se aplican reglas como “el inventario superior al consumo de un año se considera 50% en riesgo, y el superior a dos años, 100% en riesgo”.

De hecho, solo notamos el daño, una vez al año o trimestre. Después de un análisis en Excel. A veces tomamos nota de algunas acciones para hacerlo mejor la próxima vez. O no.

Raramente este proceso está dotado y se lleva a cabo de forma regular dentro de los procesos de gestión de la cadena de suministro y de finanzas, y da lugar a comités de revisión de materiales (“Material Review Board”) para retroalimentar un plan de acción de reducción de los riesgos de generación de E&O, pero también para dar salida a los excesos observados (uso bajo exención, promoción, recuperación desde canales alternativos, etc.).

Actuando en la Fuente: Aprovechando metodologías impulsadas por la demanda

Las metodologías de Demanda Dirigida proporcionan visibilidad para impulsar la generación de riesgos de E&O en su origen.

Tomemos un ejemplo. Cuando se almacena un artículo, definimos un rango óptimo para el ciclo de reposición de este inventario, que incluye un límite inferior y un límite superior. Por lo tanto, es muy fácil, en lectura directa, visualizar lo que está en exceso, considerando las existencias y las compras actuales a través del “flujo neto”. Tanto para las existencias como para las compras, es posible actuar antes de que el exceso de oferta se materialice en existencias. Además, un planificador no está autorizado a reponer por encima del verde superior, por lo que mecánicamente limitamos los riesgos.

Esta información está permanentemente a disposición de los planificadores. Por ejemplo, a continuación, para una familia de artículos, podemos ver semana a semana la evolución de los riesgos, que se han reducido gradualmente de más de $1,1M a menos de $500k en 26 semanas. No hay duda de que, para esta empresa, que utiliza Intuiflow, las provisiones por E&O disminuirán al final del ejercicio fiscal, lo que mejorará la cuenta de resultados...

La imagen es un gráfico de líneas titulado “Valor de flujo neto excesivo”. Muestra la suma del valor de flujo neto que excede la parte superior del verde (ToG) a lo largo del tiempo. El eje x representa la fecha por semana, mientras que el eje y muestra el Valor OTC en incrementos de hasta 1.200.000. El gráfico ilustra una tendencia decreciente, con algunas fluctuaciones, desde principios de 2022 hasta finales de 2022. El área debajo de la línea está sombreada en azul. Esta visibilidad se desglosa por familia y por SKU, por lo que es fácil determinar acciones específicas bajo la responsabilidad de cada gerente.

Gestión integral de riesgos y factores de mitigación

Un problema frecuente al evaluar el E&O es determinar si es más relevante observar el historial de consumo o la previsión. En un modelo DDMRP, esta determinación se gestiona continuamente: el planificador determina para cada artículo el modo de cálculo más apropiado: histórico, previsión o una combinación de ambos. El riesgo se evalúa continuamente en relación con el modo de cálculo más relevante.

Este riesgo no solo se observa en el flujo actualmente disponible, sino también en las proyecciones a través del módulo S&OP de Intuiflow, que permite proyectar los riesgos de generación de E&O según los escenarios de pronóstico.

Dos E&O (exceso y obsolescencia) son las cantidades mínimas de pedido (MOQ) y las fechas de caducidad. El modelo operativo impulsado por la demanda facilita la identificación de MOQs inadecuadas y riesgos de caducidad, y adapta el modelo para reducir la exposición al riesgo.

En un entorno de producción, la limitación del trabajo en curso mediante el inicio del trabajo a tiempo basado en señales de demanda y la aceleración del flujo también posibilitan asegurar la alineación del uso de los recursos de la empresa con la demanda real.

Gestionar la Salud de los Flujos para Asegurar la Salud de las Reservas

El modelo operativo Demand Driven y la suite Intuiflow permiten alinear continuamente los flujos con la evolución de la demanda, mantener salvaguardas (buffers) al nivel relevante para limitar riesgos y dar visibilidad a cada responsable de la toma de decisiones, desde la gestión a largo plazo hasta la diaria, para tomar las mejores decisiones posibles. La gestión y mitigación de riesgos de E&O se convierte en una rutina operativa natural, y ya no en un oscuro ejercicio anual donde se contabilizan las pérdidas…

Se trata de monitorear constantemente la salud de los flujos, ¡y es un gran impulso para la cuenta de resultados!